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一、崗位核心職責
（一）檔案收集與整理
1、按企業內部檔案接收要求規定接收各部門移交的檔案資料（合同、會議紀要、項目文件等），按預設分類標準（如年度、部門、項目）進行初步整理；
2、標注檔案密級（公開、內部、機密），確保敏感信息獨立存放。
3、編制檔案目錄，統一編號規則（如“部門-年份-序號”），錄入電子檢索系統；
4、為檔案盒/柜張貼標簽，標明存放內容、起止日期及保管期限。
（二）檔案歸檔與保管
1、按分類存放紙質檔案至指定區域（檔案室/柜），確保防火、防潮、防蟲，并定期巡檢檔案保存狀態，修復破損文件（如補頁、覆膜），更換老化裝具。
2、維護電子檔案系統（如OA、專用檔案軟件），上傳掃描件并關聯元數據（如關鍵詞、責任人）；
3、定期備份電子檔案至云端或離線存儲設備，校驗文件完整性。
（三）檔案借閱與利用
1、審核借閱申請（線上/線下），核對借閱權限及審批手續；借閱時登記借閱臺賬（借閱人、時間、用途），跟蹤歸還進度并催收逾期檔案。
2、快速定位所需檔案（實體或電子版），提供復印件或加密電子文件；
3、限制敏感檔案外借范圍，需現場查閱時全程監督。
（四）檔案鑒定與銷毀
1、根據《檔案法》及企業制度，定期篩查到期檔案（如合同到期滿5年、財務憑證滿15年）；
2、參與檔案價值鑒定，區分“銷毀”“永久保存”“延期保管”三類。
3、對需銷毀檔案編制清冊，經部門負責人及法務審批后執行，并監督銷毀過程（碎紙/焚燒/數據擦除），留存銷毀記錄備查。
（五）檔案數字化與系統維護
1、執行紙質檔案數字化計劃（如每年掃描歸檔量的20%），確保圖像清晰、OCR文字可識別；
2、掛接電子文件至檔案系統，建立與實體檔案的對應關系。
3、維護檔案數據庫字段（如分類標簽、權限設置），定期清理冗余數據；
4、協同IT部門升級系統功能，解決檢索故障或權限異常等問題。
（六）合規與安全管理
1、確保檔案管理符合《檔案法》《保密法》及行業標準（如ISO 15489）；
2、配合審計、司法取證等外部檢查，完整提供檔案證據鏈。
3、配合智管部設置檔案室門禁權限，非授權人員禁止進入；
4、加密存儲電子檔案，定期更換訪問密碼，禁用U盤隨意拷貝。
二、任職資格要求
（一）、學歷與專業：大專及以上學歷，檔案管理、信息管理與信息系統、圖書情報學等相關專業優先。
（二）、職業資格：持有檔案管理員資格證書、保密管理培訓證書者優先。
（三）、工作經驗：1年以上檔案管理、文秘或資料管理員相關工作經驗。
（四）、專業技術能力：
1、掌握檔案分類編碼規則（如年度-部門-項目三級分類），獨立完成編目與上架。
2、熟練操作掃描儀、OCR識別軟件，完成紙質檔案數字化及元數據掛接。
3、熟練使用檔案管理系統（如紫光檔案、量子偉業）、電子檢索平臺；具備基礎圖像處理能力（如PDF加密、圖像糾偏、去噪）。
4、修復破損檔案（如裱糊、覆膜），管理溫濕度控制設備。
（五）、合規與溝通能力：
1、嚴格執行檔案密級管理制度（如機密檔案獨立存放、雙人監管），確保銷毀流程合法（如審批留痕、第三方監督），規避法律風險。
2、能高校協同IT部門維護系統安全（如權限分配、日志審計）。