崗位職責:
1.重要來訪/重大活動行政服務工作
1.1公司重要來訪及重大活動的行政事務、商務接待及維護關鍵合作關系,跟進預訂機票、酒店、車輛、餐廳,安排行程及陪同參觀。
1.2統籌高管日常會議、會談安排,協調時間沖突,準備會議材料及記錄紀要。跟進會議決議執行情況,推動跨部門協作,確保事項落地。
2.總裁/行政總裁相關工作的處理
2.1總裁辦涉及到的簽證,所需資料的收集、辦理、進展跟蹤。
2.2 董事會月度經營簡報收集及編制,發送各位董事。
3.總裁辦會議及發文歸檔工作
3.1集團總裁辦發文管理:按照集團制度收集各部門上報的發文資料,預審并按照審批流程由總裁簽署后,于規定時間內發布。
3.2董事長/行政總裁參與的會議,提前做好各項會議準備工作,參會材料及會議室準備等。
3.3 在部門負責人領導下,做好運營管理委員會會議組織、參會人通知及其他臨時性工作。
3.4管理董事長重要郵件的匯報、請示及跟進審批意見的工作,涉及到英文文件的處理,能夠看懂重要內容并總結要點提示,必要時編寫英文郵件。
3.5 根據運營管理委員會了解公司經營管理情況并提出處理意見或建議。
4.1 根據總裁需求搜集公司相關信息,整理出反映相關問題的材料,并有效執行總裁相關的整改決策。
5.總裁辦公室日常工作
5.1 董事長/行政總裁待簽文件的收集、預審并對問題文件提前與申請部門確認,將批復后的文件及時返回申請部門,并進行文件歸檔。
5.2 OA系統董事長/行政總裁待批文件緊急文件提醒,無法用手機批示文件經領導確認后通過。
5.3 總裁/行政總裁辦公室環境衛生監督、維護及文件整理。
5.4 總裁/行政總裁辦公室水果安排及總裁/行政總裁午餐等購買。
5.5負責日常差旅預定及報銷等工作。
5.6總裁及總裁辦月度辦公用品預估提交、領取等相關工作。
6.總裁辦費用管理工作
6.1 總裁辦各項費用登記、賬單提交至財務審核及后續費用進展跟蹤。
6.2 負責總裁辦月度、年度資金計劃提交至財務部。
7.1及時響應總裁及集團領導交辦的其他各項工作,并適時反饋。
任職要求
1. 本科及以上學歷,行政管理、商務英語、酒店管理、文秘等相關專業。英語CET-6或同等水平,能熟練處理英文文件及基礎口語交流。
2. 3年以上高管助理/高級行政崗位經驗,熟悉商務接待禮儀及政府對接流程。
3. 精通Office辦公軟件(Excel/PPT需熟練),具備基礎項目管理能力。
4. 性格穩重、原則性強、有耐心、嚴謹敬業、保密意識強、形象氣質佳。
5. 口頭表達能力強,與人相處融洽,準確表達自己的思想,并準確領會對方的意圖,具備較強的溝通能力和協調能力。
6. 有政府/大型企業接待經驗,熟悉政商環境。
7. 持有駕照,可應對臨時用車需求。