董事長個人事務處理
1. 日程管理:精準安排董事長的日常工作行程,涵蓋會議、商務活動、社交應酬等,及時同步行程變化并與相關人員溝通協調。
2. 文件處理:負責董事長文件資料的整理、歸檔和保管,確保文件的完整性和安全性;及時準確地為董事長篩選、呈報重要文件和信息。
3. 生活協助:在合理范圍內,協助董事長處理生活事務,如預訂酒店、機票、餐廳等,確保董事長生活便利。
4. 溝通協調:作為董事長與內部各部門、外部合作伙伴之間的溝通橋梁,準確傳達董事長的指示和要求,及時反饋相關信息。
外勤工作
1. 商務出行:根據董事長的商務行程安排,提前做好出行準備,包括車輛調度、行程規劃等,確保出行安全、高效。
2. 文件傳遞:及時、安全地傳遞董事長的重要文件和資料,嚴格遵守保密規定。3. 外部事務辦理:代表董事長或公司處理一些外部事務,如政府部門文件領取、合作單位資料遞交等,維護公司良好的外部形象。
其他后勤支持工作
1. 協助活動組織:協助策劃和組織公司的重要活動,如年會、商務宴請等,確保活動的順利進行。
2. 物資采購:根據董事長的需求,負責相關物資的采購工作,確保物資的質量和及時性。
3. 信息反饋:及時向后勤管理部經理反饋董事長的需求和意見,為后勤管理工作的優化提供參考。
任職資格
- 本科及以上學歷,行政管理、秘書學等相關專業優先。
工作經驗
- 具有 5 年以上后勤管理、秘書或相關工作經驗,有服務企業高層領導經驗者優先。
專業技能
- 熟練使用辦公軟件,如 Word、Excel、PowerPoint 等,具備良好的文檔處理能力。
- 具備較強的時間管理能力和事務安排能力,能夠合理規劃和協調各項工作。
- 擁有優秀的溝通協調能力和人際交往能力,能夠與不同層級的人員進行有效的溝通和協作。
- 具備一定的應變能力,能夠在突發情況下迅速做出反應并妥善處理問題。
素質要求
- 具備高度的責任心和敬業精神,能夠嚴格保守公司機密。
- 工作認真細致,注重細節,具備良好的服務意識和團隊合作精神。
- 形象氣質佳,舉止得體,具備良好的職業素養和商務禮儀。