主要職責與義務 1. 文件處理與歸檔: o 協助打印、復印、掃描、整理各類文件、報告和信函。 o 負責電子和紙質文件的分類、編碼、歸檔與管理,確保信息有序、易于查找。 o 協助準備簡單的會議材料、演示文稿初稿(如PPT排版、數據整理)。 2. 日程與會議協助: o 協助更新和維護總經理的日常行程安排表(需高度細心和保密意識)。 o 協助預定會議室,準備會議所需設備(投影儀、電話會議等)及基本茶點。 o 協助記錄簡單的會議要點或整理會議紀要初稿(在領導指導下)。 3. 溝通與接待支持: o 協助接聽、轉接總經理辦公室電話,禮貌記錄留言并準確傳達信息。 o 協助接待來訪客人,引導至會議室或安排等候,提供基礎接待服務。 o 協助處理部門間簡單的溝通協調事宜。 4. 行政事務支持: o 協助收發、登記和管理快遞、郵件(普通郵件/電子郵件)。 o 協助管理辦公用品的申領、登記和分發(主要針對秘書團隊)。 o 協助完成簡單的數據錄入、信息核對和報表整理工作。 o 在指導下,協助處理總經理的日常費用報銷單據的初步整理與核對。 5. 學習與協助其他任務: o 積極學習公司規章制度、業務流程和辦公軟件操作。 o 完成總經理秘書或行政主管交辦的其他基礎性、輔助性行政工作。
任職要求 1. 教育背景: 在校大學生或應屆畢業生,行政管理、文秘、工商管理、商務英語、中文等相關專業優先。 2. 核心素質: o 高度責任心與保密意識: 理解崗位的敏感性,能嚴格遵守保密規定。 o 細致認真,追求準確: 對細節有敏銳度,能高效準確地完成基礎文書工作。 o 積極主動,學習能力強: 樂于學習新知識,主動請教,能快速適應環境。 o 良好的溝通與禮儀: 具備基本的書面和口頭溝通能力,待人接物禮貌得體。 o 良好的時間管理能力: 能在指導下合理安排多項任務。 o 團隊協作精神: 樂于助人,能與團隊成員良好配合。 3. 技能要求: o 熟練操作常用辦公軟件: 精通 Office辦公軟件 (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) 是必須項。 o 打字速度較快,文字處理能力良好。 o 熟練駕駛車輛,能夠接受出差。 o 有部隊經歷、學生會工作經歷優秀錄取 態度要求: 工作態度端正,踏實肯干,有服務意識,能承受一定的工作壓力。