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Job Duties:
· Conduct daily office inspection to check overall office conditions & find issues
Proactively, & provide timely responses & actions to settle various repair needs to make office facilities work properly
· Carry out periodical maintenance activities to keep facilities in a good condition, e.g. HVAC & fresh air system, air purifying system, security system, carpet & etc.
· Manage other office facilities & administrative services: e.g. furniture, audio & video equipment, pantry facilities, parking service, new hire onboard preparations & employee termination, seating, printing, mail, office cleaning, rented plants, reception desk, weekly lunch & etc.
· Be responsible for maintaining a proper inventory & distribution of office & pantry supplies throughout the office, e.g. stationery, coffee, tea, drinking water, vending machine, PPE & etc.
· Manage vendors, settle invoices, & improve service quality
· Track facility assets & make a good record
· Report directly to HQ, & be responsible for the other APAC offices (Korea, Japan, Singapore and Australia) facilities related works: e.g., office access control system, printing, cost and budget, & etc.
· Provide support for any new projects which the department takes on

Knowledge, Skill and Ability requirements:
· Bachelor’s degree with experience in facility management & office administration for 2-3 years
· Have decent experience in managing vendors, & have good communication skills to negotiate with both internal & external stakeholders
· Have a strong sense of responsibility & a good capability to analyze problems & find solutions independently
· Be well-organized & detail-oriented
· Have effective time management skills to handle multiple tasks & shift priorities in a dynamic environment to meet deadlines
· Have effective oral & written skills in both Mandarin & English
· Competent user of productivity software (Excel, Word, Power Point, etc.)
加入我們，體驗活力外企文化！
我們是一家充滿活力的國際企業，致力于為員工提供高效、舒適且充滿支持的工作環境。現誠邀一位積極主動、善于溝通協調的行政專員加入我們的團隊。在這里，你將扮演確保辦公室高效運轉的關鍵角色，直面挑戰，與多元化的內外部伙伴合作，并在國際化的氛圍中快速成長。

工作職責：
1. 確保卓越辦公環境： 主動巡檢辦公室設施，快速響應并解決各類維護需求，主導日常維護計劃，保障辦公環境時刻處于最佳狀態，并高效管理辦公用品庫存與分發。
2. 主導供應商合作與服務提升： 全面管理辦公設施相關供應商（如清潔、綠植、維修等），負責合同溝通、服務監督、質量評估及發票結算，持續優化服務質量與成本效益。
3. 高效資源統籌與資產管理： 負責辦公室設施資產的登記、追蹤與維護記錄管理，確保資源有效利用。
4. 成為內外部溝通橋梁： 為各部門及員工提供高效的辦公設施與行政支持，并作為關鍵聯絡點，協調解決跨部門需求，確保信息暢通。
5. 驅動效率與支持創新： 主動識別流程優化點，積極參與并支持部門主導的辦公環境改善、空間優化及各類行政支持項目。
6.
我們期待這樣的你：
1. 經驗與基礎： 本科及以上學歷，擁有2年以上行政、辦公室管理或設施管理相關經驗。熟練使用Office辦公軟件 (Excel, Word, PowerPoint)。
2. 溝通協調達人： 出色的中英文書面及口語溝通能力（英語作為工作語言），具備優秀的談判與協調技巧，能自信地與各級員工、管理層及外部供應商有效合作。
3. 問題解決與主動性： 強烈的責任心和主人翁意識，能獨立分析問題，主動尋求解決方案，并在快節奏環境中積極應對變化。
4. 高效組織與敏捷執行： 卓越的組織與時間管理能力，注重細節，能在多任務并行和動態優先級調整中保持高效，確保任務按時高質量完成。
5. 合作精神與學習力： 優秀的團隊合作精神，樂于在多元文化環境中學習成長，擁抱挑戰，持續提升。

為什么選擇我們？
· 真正的國際化工作環境： 體驗開放、包容、尊重的外企文化，與來自不同背景的同事協作。
· 有挑戰且核心的角色： 你的工作直接關系到辦公室的日常運轉效率和員工體驗，責任重大，成長空間廣闊。
· 能力全面發展的平臺： 深入接觸供應商管理、項目協調、跨部門溝通等核心能力，提升綜合職業素養。
· 持續優化的機會： 鼓勵創新思維，參與流程改善和辦公環境升級項目，發揮你的影響力。
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加入我們，成為辦公室高效運轉背后的關鍵力量！