一、需求管理
1. 需求收集與分析
- 定期匯總各部門(保潔、工程、維保、食堂等)的物資/服務需求,編制采購計劃。
- 審核需求合理性(如預算匹配度、規格合規性),避免重復采購或過度儲備。
2. 庫存監控
- 動態跟蹤庫存水平,設置安全庫存閾值,及時觸發補貨機制。
- 優化庫存周轉率,減少呆滯品積壓。
二、供應商全周期管理
1. 供應商開發與篩選
- 建立供應商庫,定期更新資質信息(營業執照、行業認證等)。
- 通過招標、比價、實地考察等方式評估供應商綜合能力。
2. 合作關系維護
- 與核心供應商談判年度框架協議,爭取價格優惠和賬期支持。
- 定期開展供應商績效評估(交貨準時率、質量合格率、服務響應速度)。
三、采購執行與成本控制
1. 采購流程執行
- 按審批后的計劃完成詢價、比價、合同簽訂及訂單跟蹤。
- 確保采購流程符合公司內控及《招標投標法》等法規要求。
2. 成本優化
- 通過集中采購、替代方案、長期合作返點等方式降低采購成本。
- 監控預算執行情況,分析差異并提出改進建議。
四、質量與合規管理
1. 驗收與質量把控
- 組織到貨驗收,核對數量、規格、質量標準(如環保認證、檢測報告)。
- 對不合格品按合同條款處理(退換貨、索賠等)。
2. 合規性保障
- 確保采購活動符合公司廉政規定及行業法規(如政府采購限額標準)。
- 留存采購記錄(合同、發票、驗收單)以備審計。
五、跨部門協作與應急處理
1. 內部協同
- 與財務部門對接付款流程,與使用部門溝通物資使用反饋。
- 參與新項目籌備(如設備選型、供應商推薦)。
2. 應急響應
- 制定緊急采購預案(如突發設備故障、極端天氣物資儲備)。
- 快速協調資源解決臨時需求,確保服務連續性。
六、數字化與持續改進
1. 系統應用
- 使用ERP或采購管理系統實現流程線上化、數據可視化。
- 分析采購數據(如品類占比、供應商分布),優化采購策略。
2. 流程優化
- 定期評估采購流程效率,提出簡化或標準化建議。
- 跟蹤行業動態(如新材料、新服務模式),推動采購升級。
附加職責(根據企業規模)
- 招投標管理:組織公開招標或競爭性談判,編制標書并參與評標。
- 合同管理:審核合同條款,跟進履約情況,處理爭議。
- 團隊管理:指導下屬工作,組織采購相關培訓。
重點:勞動關系會放在深圳中強,繳納深圳社保,介意勿投遞